FUNKCIJOS
1. Registruoja, skenuoja ir į Dokumentų valdymo sistemą (toliau – DVS) įkelia Priešgaisrinės apsaugos ir gelbėjimo departamento prie Vidaus reikalų ministerijos Vilniaus priešgaisrinės gelbėjimo valdybos (toliau – Valdybos) gaunamus dokumentus.
2. Esant būtinumui registruoja, skenuoja ir į DVS įkelia Valdybos parengtus dokumentus, organizuoja ir kontroliuoja jų išsiuntimą.
3. Daugina, skenuoja, formina bylas pagal dokumentacijos planą, paruošia jas perduoti saugoti į archyvą.
4. Siunčia informacinius siunčiamus dokumentus adresatams, gautus dokumentus su rezoliucijomis užregistruoja ir perduoda užduočių vykdytojams.
5. Tvarko per elektroninio pristatymo sistemą gautas elektronines siuntas ir per ją siunčia elektronines siuntas.
6. Organizuoja asmenų aptarnavimą, taikant „vieno langelio“ principą, jiems atvykus į Priešgaisrinės apsaugos ir gelbėjimo departamentą prie Vidaus reikalų ministerijos, aptarnavimą telefonu, prašymų, skundų, pranešimų tvarkymą teisės aktų nustatyta tvarka.
7. Priima asmenų prašymus, skundus ir kontroliuoja jų nagrinėjimą nustatytais terminais.
8. Užtikrina archyve saugomų dokumentų tinkamą priežiūrą, laikymą, naudojimą, apskaitą.
9. Priima saugoti iš Valdybos struktūrinių padalinių ilgai saugomas bylas, patikrina jų sąrašus ir esamą būklę, sudaro bylų apyrašų projektus ir teikia juos skyriui.
10. Teikia metodinę ir praktinę pagalbą, siekiant užtikrinti, kad priklausantys dokumentai būtų tinkamai paruošti ir išsaugoti.
11. Užtikrina duomenų, įvedamų į DVS tikslumą, konfidencialumą.
12. Užtikrina registravimui gautų dokumentų saugumą.
13. Užtikrina disponuojamų įslaptintų dokumentų fizinę apsaugą.
14. Pagal kompetenciją kontroliuoja Valdyboje gautų pavedimų vykdymo eigą bei galutinius įvykdymo terminus.
15. Pagal kompetenciją teikia pasiūlymus dokumentacijos plano, dokumentų naikinimo akto projektams.
16. Teikia fiziniams ir juridiniams asmenims informaciją Valdybos darbo klausimais, išduoda archyvo pažymas, dokumentų kopijas, išrašus.
17. Pagal savo kompetenciją vykdo kitus skyriaus vedėjo nenuolatinio pobūdžio pavedimus.
SPECIALIEJI REIKALAVIMAI
1. Turėti ne žemesnį kaip aukštesnįjį išsilavinimą ar iki 1995 metų įgytą specialųjį vidurinį išsilavinimą.
2. Būti susipažinusiam su teisės aktais, reglamentuojančiais valstybinės priešgaisrinės gelbėjimo tarnybos darbo organizavimą, darbo santykių reguliavimą, asmenų aptarnavimą viešojo administravimo institucijose, informacijos teikimo tvarką, elektroninių dokumentų rengimo bei dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis ir mokėti juos taikyti.
3. Sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, mokėti dirbti kompiuteriu: Microsoft Windows operacine sistema ir biuro programiniu paketu ,,Open Office“.
4. Būti pareigingam, sąžiningam, komunikabiliam ir atsakingam.
5. Mokėti kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją ir rengti išvadas.