FUNKCIJOS
1. Teisės aktų nustatyta tvarka priima, išsiunčia ir atiduoda pagal paskirtį departamento gautą korespondenciją.
2. Registruoja dokumentus ir tvarko siunčiamąją korespondenciją: patikrina, ar teisingai įforminta, surūšiuoja, jei reikia, užpildo registrus, ženklina vokus ir sudeda į pašto dėžutę.
3. Tvarko per elektroninio pristatymo sistemą gautas elektronines siuntas ir per ją siunčia siunčiamas elektronines siuntas.
4. Daro dokumentų kopijas, nuorašus ar išrašus, tvirtina dokumentų kopijas, skenuoja dokumentus ir siunčia elektroniniu paštu.
5. Aptarnauja asmenis, atvykusius į departamentą, priima jų prašymus ir skundus, užregistruoja lankytojus registracijos žurnale, suteikia asmenims prašomą informaciją, susijusią su jiems rūpimo klausimo išnagrinėjimu, teikia informaciją telefonu.
6. Kontroliuoja gautų dokumentų nagrinėjimą įvykdymo terminus.
7. Teikia juridiniams ir fiziniams asmenims informaciją apie archyvo fondo dokumentų sudėtį, turinį, prireikus išduoda jiems saugomus dokumentus ir archyvo pažymas.
8. Tvarko skyriaus dokumentus ir juos grupuoja į bylas ir ruošia jas perduoti į archyvą.
9. Priima nuolat ir ilgai saugomas bylas iš departamento administracijos padalinių, patikrina jų sąrašus ir esamą būklę, įrašo į apyrašus ir jų tęsinius, tvarko archyvą.
10. Atlieka kurjerio funkcijas.
11. Prireikus atlieka dokumentų paiešką dokumentų valdymo sistemoje (toliau – DVS), sukuria naujus kontaktus DVS ir juos koreguoja, departamento darbuotojams teikia konsultacijas darbo su DVS klausimais.
12. Rengia skyriaus atostogų grafiką.
13. Pasirašytinai supažindina su dokumentais departamento valstybės tarnautojus ir darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartis.
14. Dokumentus su departamento vadovybės rezoliucijomis paskirsto departamento administracijos padalinių vadovams arba valstybės tarnautojams ar darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis.
15. Pagal savo kompetenciją vykdo kitus departamento vadovybės ir skyriaus vedėjo pavedimus.
SPECIALIEJI REIKALAVIMAI
1. Turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu.
2. Turėti ne mažesnę kaip 1 metų darbo patirtį dokumentų valdymo srityje.
3. Išmanyti Lietuvos Respublikos įstatymus, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimus ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius viešąjį administravimą, darbo santykių reguliavimą, valstybinės priešgaisrinės gelbėjimo tarnybos darbo organizavimą, dokumentų rengimo, saugojimo, dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, teisės aktų rengimo taisykles bei teisės aktus, reglamentuojančius asmens duomenų, valstybės ir tarnybos paslapčių apsaugą.
4. Gebėti analizuoti, kaupti, sisteminti ir apibendrinti informaciją, rengti išvadas, sklandžiai dėstyti mintis žodžiu ir raštu.
5. Gebėti planuoti, organizuoti savo veiklą, savarankiškai atlikti užduotis, priimti greitus ir tikslius sprendimus.
6. Mokėti kompiuteriu „Microsoft Office“ programiniu paketu ir kitomis kompiuterinėmis duomenų sistemomis.
7. Būti pareigingas, komunikabilus, darbštus, kūrybiškas, pasižymėti iniciatyvumu, sąžiningumu.